Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 12 octobre 2026
Cette politique explique, en termes simples, quels renseignements personnels Équilon ltée (« Equilon », « nous ») recueille, pourquoi, avec qui ils sont partagés, où ils sont traités, combien de temps ils sont conservés et comment exercer vos droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.
Elle s'applique au site equilon.ca et à nos relations d'affaires : prospects, clients et fournisseurs qui communiquent avec nous. Les données traitées par nos agents vocaux pour le compte de nos clients font l'objet d'une politique distincte, propre à la plateforme d'agents vocaux, et de l'entente écrite signée avec chaque client.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
Alexis, cofondateur et chef de la direction. Courriel : info@equilon.ca. Téléphone : 438-409-9220.
Vous pouvez lui écrire pour toute question sur cette politique, pour exercer vos droits ou pour déposer une plainte.
2. Renseignements que nous recueillons
Sur le site equilon.ca
- Formulaire de rappel : votre nom, le nom de votre entreprise ou de votre clinique, votre courriel, votre téléphone et, si vous l'écrivez, votre message. Nous conservons aussi la date de la demande et la version de la mention de consentement affichée.
- Réservation d'un appel : le calendrier est fourni par Cal.com. Les renseignements que vous y inscrivez (par exemple votre nom et votre courriel) sont recueillis par Cal.com pour le compte d'Equilon.
- Navigation : le site ne dépose aucun témoin (cookie) de suivi et n'utilise aucun outil d'analyse. Notre hébergeur traite des données techniques, comme l'adresse IP, pour afficher le site et le protéger ; nous ne les utilisons pas pour vous identifier.
N'inscrivez aucun renseignement sur vos clients ou vos patients dans le formulaire ni dans le calendrier.
Dans nos relations d'affaires
- Prospects : les coordonnées professionnelles d'entreprises, tirées de sources publiques (site web de l'entreprise, fiche Google, registres publics) ou que vous nous donnez, ainsi que nos notes sur nos échanges.
- Clients : les coordonnées des personnes-ressources, le contrat, les factures, les paiements et la correspondance liée aux services.
- Fournisseurs et partenaires : les coordonnées et la correspondance nécessaires à la relation.
3. Pourquoi nous les utilisons
- Répondre à votre demande : vous rappeler, préparer et tenir l'appel que vous avez réservé, et faire le suivi de votre intérêt pour nos services.
- Offrir nos services à des entreprises et en faire le suivi commercial.
- Fournir les services prévus au contrat, facturer et tenir nos registres comptables et fiscaux.
- Protéger nos systèmes et respecter nos obligations légales.
Nous ne vendons pas vos renseignements et ne les utilisons pas à des fins publicitaires. Nous n'utilisons pas les renseignements pour d'autres fins sans votre consentement, sauf si la loi le permet.
Vous pouvez en tout temps nous demander de ne plus vous contacter à des fins commerciales : écrivez à info@equilon.ca ou dites-le-nous au téléphone.
4. Fournisseurs et lieux de traitement
Nous confions certains traitements à des fournisseurs. Chacun utilise les renseignements seulement pour fournir son service à Equilon, selon ses conditions contractuelles de protection des données.
| Fournisseur | Rôle | Lieu de traitement |
|---|---|---|
| Netlify | Hébergement du site equilon.ca | États-Unis |
| Fly.io | Serveur qui reçoit les demandes de rappel | Canada (Toronto, Ontario) |
| Supabase | Base de données où sont enregistrées les demandes de rappel | Canada (Montréal, Québec) |
| Cal.com | Calendrier de réservation d'appels | États-Unis |
| Namecheap (Private Email) | Courriels envoyés à @equilon.ca | États-Unis |
| Dropbox | Stockage des documents d'affaires (contrats, factures) | États-Unis |
| Microsoft (OneDrive) | Stockage de documents d'affaires, en cours de remplacement par Dropbox | Non garanti par Microsoft (possiblement États-Unis) |
| Agenda des rendez-vous | États-Unis | |
| Anthropic (Claude) | Assistant d'intelligence artificielle qui aide notre équipe à trier les courriels et à préparer des documents | États-Unis |
Certains de ces fournisseurs traitent donc vos renseignements à l'extérieur du Québec. Avant de le faire, nous avons évalué les facteurs relatifs à la vie privée de chaque communication et conclu que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate, compte tenu de leur nature et des mesures prises.
5. Conservation
| Renseignements | Durée de conservation |
|---|---|
| Demandes de rappel (formulaire) | Supprimées au plus tard 12 mois après leur réception |
| Réservations Cal.com | Supprimées au plus tard 12 mois après l'appel |
| Prospects | Jusqu'à 24 mois après le dernier échange, ou dès que vous nous demandez de ne plus vous contacter |
| Contrats, factures et registres comptables | 6 ans après la fin de l'exercice financier visé, comme l'exigent les lois fiscales |
| Correspondance avec les clients | Durée du contrat, puis 5 ans |
À la fin de ces durées, les renseignements sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire.
6. Sécurité
L'accès à vos renseignements est limité aux membres de l'équipe d'Equilon qui en ont besoin pour traiter votre demande. Nos comptes sont protégés par des mots de passe et, lorsque le service le permet, par une authentification à deux facteurs. Le site et les échanges avec nos fournisseurs sont chiffrés (HTTPS).
Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous en avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, comme la loi l'exige.
7. Vos droits
Vous pouvez demander :
- à consulter les renseignements que nous détenons à votre sujet, et à les recevoir dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;
- à les faire corriger s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
- à les faire supprimer, ou à retirer votre consentement à leur utilisation ;
- à savoir à qui ils ont été communiqués.
Écrivez à info@equilon.ca. Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons dans un délai de 30 jours.
Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).
8. Témoins (cookies)
Le site d'Equilon ne dépose aucun témoin de suivi ou de publicité. Le calendrier de réservation de Cal.com utilise seulement des témoins nécessaires à son fonctionnement (sécurité et session de réservation) ; consultez la politique de confidentialité de Cal.com pour en savoir plus.
9. Comment nous encadrons les renseignements personnels
Equilon s'est dotée d'une politique interne de gouvernance des renseignements personnels. En résumé :
- Rôles : le responsable de la protection des renseignements personnels veille à l'application de la politique. Chaque membre de l'équipe et chaque fournisseur n'accède qu'aux renseignements nécessaires à son travail.
- Conservation et destruction : chaque type de renseignement a une durée de conservation définie (section 5). Les renseignements sont détruits de façon sécuritaire à la fin de cette durée.
- Nouveaux outils et fournisseurs : avant d'adopter un système qui traite des renseignements personnels ou de communiquer des renseignements à l'extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée.
- Incidents : nous tenons un registre des incidents de confidentialité et suivons une procédure pour réduire les risques et aviser les personnes concernées au besoin.
- Demandes et plaintes : toute demande ou plainte est adressée au responsable, qui y répond par écrit dans un délai de 30 jours.
10. Modifications
Nous mettons cette politique à jour au besoin. La date indiquée en haut de la page correspond à la dernière version.